¿Que preguntas debo hacerme para garantizar mi inversión?

¿EL PROVEEDOR DE SOFTWARE ES CONFIABLE?

EXPERIENCIA Y TRAYECTORIA
Se debe de contratar a una empresa con trayectoria y experiencia que garantice la implementación del sistema de gestión y la facturación electrónica.

Muchos no evalúan que están poniendo en riesgo la información y declaración al contratar empresas o negocios sin experiencia. Ante la gran demanda de software de facturación electrónica sunat, aparecieron múltiples empresas y  negocios de personas naturales, que nunca antes se habían dedicado a la comercialización de software o a la prestación de servicios de atención al cliente y soporte de sistemas, y por su falta de experiencia, muchos proyectos quedaron inconclusos, mal implementados, simplemente no funcionaron o en la gravedad de los problemas, hicieron incurrir en errores en la declaraciones, haciendo que el cliente tenga altas multas por pagar.

FORMALIDAD
EL proveedor debe de cumplir con los requisitos mínimos de formalidad:

  • Oficina presencial física, muchas nuevas empresas no cuentan con una oficina física, en lugar de ello cuenta con una oficina virtual, oficina coworking o simplemente no tienen oficina, siendo un gran riesgo la atención post venta. Se recomienda visitarlos presencialmente.
  • Persona Jurídica, verificar el RUC, si está vigente para operar y si corresponde al rubro de tecnologías de información
  • Presencia en redes, verificar si tiene presencia en redes, cantidad de seguidores y opiniones de su producto y servicio. Si oculta opiniones probablemente no tenga buenas referencias.
  • Empresa local, que sea una empresa peruana con soporte local, que de trabajo a más peruanos y que contribuya con el crecimiento de más peruanos.

¿EL PROVEEDOR DE SOFTWARE ES FABRICANTE?

Un proveedor de software fabricante y creador de su propio producto software, presenta y da mucha más garantía de su sistema, ya que este NO DEPENDE de terceros para sus actualizaciones de mejora, actualizaciones sunat o actualizaciones de software de los requerimientos de sus clientes. Adicionalmente si no es una empresa fabricante pone esta en desventaja comercial al cliente, ya que este no puede negociar directo los precios o costos, sino que depende de la empresa fabricante del software.

Existen muchas empresas distribuidoras y comercializadores de software en el mercado, pero pocas de ellas son fabricantes peruanos, algunos solo llegaron a Perú a comercializar y hacer negocio, estando sus fábricas de software en el extranjero.

¿QUE ORIGEN TIENE EL SOFTWARE QUE VOY A ADQUIRIR?

La única garantía de adquisición de un producto software original, es el registro de patente de marca de producto software validado por INDECOPI, de lo contrario podría ser un producto de dudosa procedencia o en muchos de los casos software OPEN SOURCE (GRATUITOS) que les colocan un logo y que muchas empresas comercializan como propio.

¿EL SOFTWARE QUE VOY ADQUIRIR ES ANTIGUO U OBSOLETO?

No tomar en cuenta este punto, es como pensar comprar un auto, sin preguntar de que año es. Comprar un sistema o software, es comprar tecnología y esta puede ser actual, antigua o inclusive obsoleta. Se tiene que identificar con que lenguaje de programación está construido el software que piensa adquirir, que herramienta de base de datos utiliza.

Muchos de los sistemas, que se comercializan en el mercado, están construidos con lenguajes de programación y herramientas desactualizadas u obsoletas, como sistemas construidos con Visual Basic 6.0, Visual FOX Pro, estos se siguen comercializando inclusive a costos altos porque el cliente NO PREGUNTA sobre este punto.

Problemas al comprar un software antiguo:

  • Atención de soporte deficiente, los lenguajes de programación antiguos ya no se enseñan en institutos y universidades, y no se cuenta con personal calificado.
  • Adaptación a los sistemas operativos, los sistemas antiguos no se adaptan a las nuevas versiones de sistemas operativos o a la actualización de estos, presentando constantes fallas de aplicación.

¿SERE EL PROPIETARIO DE LA BASE DE DATOS, DE MI INFORMACION?

Los sistemas funcionan con una interfaz de pantallas, donde los usuarios realizan las operaciones (interfaz usuario) y la otra parte es la base de datos donde se almacena la información de los productos, ventas, clientes proveedores, etc.  La mayoría de software, en el mercado, se comercializan con la condición que el proveedor sea el que se adueñe de esa base de datos, con un título más amigable y entendible como “administramos tu información”, “tu información segura en la nube”, que no es otra cosa,  más que vulnerar la privacidad de la información, accediendo a información sensible, que en manos de empresas pequeñas de software, podrían replicar los negocios, ya que tendrían acceso al círculo completo de información: Los costos, los proveedores y los clientes.

Desventajas criticas de no ser el dueño de su propia base de datos:

  • Riesgo se seguridad, teniendo la información de su empresa en manos de terceros.
  • Sin integración, si su empresa crece y requiere de integrar con otros sistemas, NO LO PODRA HACER, ya que dependerá del proveedor que administra su Base de datos.
  • Sin maniobras con la información, NO podrá acceder a la información de manera personalizada por fuera del sistema. Ejemplo NO podrá conectarse mediante tablas dinámicas de Excel o cualquier otra herramienta.

¿SOFTWARE WEB EN LA NUBE O DE ESCRITORIO?

Existen ambas alternativas en el mercado y de manera técnica ninguna es mejor que la otra, hay que saber identificar cual es la alternativa que mejor se adecuaría a los requerimientos y necesidades de su empresa. Para esta finalidad hemos diseñado el siguiente cuadro de explicación.

Sistema Web/Nube

Sistema de escritorio
(Opción Pymetech)

Concideraciones

Requiere de internet para realizar las operaciones.

Sistema requiere de internet, para cada una de sus operaciones siendo un riesgo si no se evalúa primero, la estabilidad y continuidad de la señal de internet. Se debe realizar un test de señal para determinar viabilidad.

No usa internet para el uso de sus operaciones.

Perú aún no es un país con un nivel óptimo de señal de internet, sobre todo en provincias y en algunos distritos de lima o según la zona y proveedor.

Propiedad de la base datos, confidencialidad de la información

Por lo general un sistema web o en la nube, administra la información de sus clientes y usuarios, vulnerando la confidencialidad de la información y poniendo en desventajas técnicas y administrativas a quien adquiere un software web bajo esta condición.

Trabaja con base de datos en la red de oficina/tienda/sucursal INHOUSE del cliente o también en la nube, siempre respetando la propiedad del cliente, manteniendo la confidencialidad y privacidad de la base de datos del cliente.

Hay que consultar, analizar y dejar constancia por escrito de esta característica del sistema.

Descarga de información

Muchos sistemas web comercializan sus sistemas con la modalidad de suscripción de usuario, o por inicio de sesión, que no cuentan con métodos de descarga o acceso a la información que no es más que por el sistema. Inclusive de cancelar la suscripción bloquean el sistema, PERO TAMBIEN BLOQUEAN el acceso a la información.

Base de datos siempre a total disponibilidad del cliente.

En caso de no continuar con su proveedor de sistemas, se debe de prever que pasara o pasaría con su información, muchos proveedores aplican la política que si los dejan , hacen perder toda la información a su cliente. Debe estar por escrito.

¿SISTEMA DE UNICO PAGO?

El mercado informático está lleno de demasiada información, que es poco transparente y clara , donde hay que saber preguntar y analizar de cada alternativa, aquí detallamos una de las estrategias más usada:

ESTRATEGIA:  “SISTEMA UNICO PAGO,SIN PAGOS MENSUALES O ANUALES”
Esta forma de comercializar software por lo general, solo forma parte de una estrategia comercial de captación de clientes, poco transparente y honesta, para poner al cliente en la aplicación de estas otras modalidades comerciales para cobrarles otros ingresos:

Modalidad costo por soporte y atención al cliente.
No brindar soporte de atención al cliente o lo brindan solo por tiempo limitado, o simplemente ya no harán caso, porque ya les pagaron y saben que no recibirán nada más retribución económica a cambio. Sin soporte y atención al cliente, un sistema simplemente NO FUNCIONA. El servicio de soporte lo venden por separado, obviamente, sin informar con anticipación los precios del servicio.

Modalidad costos por renovación de sistema.
Otra estrategia es hacer que el sistema caduque al año o cada cierto tiempo, obligando a que el cliente pague prácticamente por rescatar su ingreso al software, ya que lo bloquean obligando al pago, sin informar previamente cuanto es que cuesta la renovación.

Modalidad costos por actualización de software.
El sistema requerirá cada cierto tiempo de actualizaciones o mejoras , que no estarán contemplados en la adquisición del software , y que no son claros cuanto es que costara las actualizaciones por el ejemplo: Estándar UNSPC de sunat que es una exigencia, pocos proveedores informan, si ya cuentan con esta actualización o si su sistema no tiene cuanto es que costara la actualización o si estará incluida por la compra.

¿EXISTEN PRECIOS IRREALES?

Muchos de los clientes no realizan el análisis completo de estas opciones de compra, tomando en cuenta solo el precio más bajo del mercado, sin embargo, con un simple cálculo de esos precios se convierte en una opción totalmente inviable. Ejemplo:

Sistemas de 50 Soles x Mes:
Requiere de 100 clientes para poder logar 5Mil soles
Ahora, con estos 5 mil soles mensual que se obtienen de 100 clientes
¿se podrá contratar un equipo de soporte y programadores, para atender a 100 clientes ?
¿Se podrá invertir en infraestructura, oficina, servidores, servicios, internet, teléfono, celulares?

Estas opciones por lo general son de personas naturales o profesionales informáticos que no se dedican al 100% al servicio informático, sino que inclusive mantienen algún trabajo dependiente, siendo esta su prioridad y NO sus clientes; es decir están experimentando como brindar servicios y obtener un ingreso extra.

¿EL SISTEMA SE ADECUA A DIFERENTES FORMAS DE VENDER?

Hemos identificado 3 formas principales de venta de las empresas, que pueden usarse de manera individual o en simultaneo.

  1. PUNTO DE VENTA
    Especialmente para las empresas que venden y cobran en un solo proceso, de atención al cliente, especialmente del rubro RETAIL.
  2. TOMA PEDIDO, COBRAR EN CAJA Y ENTREGAR PRODUCTO.
    Especialmente el tipo de venta de farmacias, panaderías o cualquiera que solo tenga un solo punto de cobranza. Es decir, el proceso inicia tomando el pedido del cliente, luego este va paga en caja y regresa con el comprobante de pago, para que le entreguen los productos que compro, la persona que atiende entregara los productos realizando la comprobación del pago.
  3. REQUERIMIENTO, COTIZACION, PEDIDO Y FACTURA, PEDIDO Y ENTREG.
    Especialmente de empresas de servicios o cualquiera que reciba requerimientos de sus clientes de manera no presencial, donde se les tenga que cotizar, para esperar su aprobación y continuar con el flujo comercial.

    Un sistema no solo debe cumplir con los requerimientos de funcionalidad que tenga la empresa, sino que debe poder cambiar y adaptarse a nuevos requerimientos funcionales, nuevas estrategias de venta, nuevos flujos de procesos o de información, ya que al momento que la empresa cambie, mejore o implemente nuevos procesos, si el sistema no puede adaptarse al cambio, simplemente quedara obsoleto.

¿IMPLEMENTACION EN 24HRAS?

En las redes sociales circula información de tener listo un sistema puede estar en 24 horas, que es totalmente falso, si se quiere hacer de una manera correcta y profesional.
Una implementación, en ventas, comprende desde la creación del catálogo de productos, correctamente clasificado a 4 niveles de línea, sub línea, familia y sub-familia, adicionalmente la clasificación UNSPC SUNAT, luego las listas de precios, formatos de documentos de impresión, etc. En compras se tienen que definir los centros de costos, para clasificar las compras y los gastos y así con los demás módulos del sistema, esto puede tardar semanas o inclusive meses dependiendo la complejidad del negocio, reuniones internas y aprobaciones.

¿CLIENTE NUEVO DIRECTO DE RENIEC Y SUNAT?

Uno de los puntos importantes de los sistemas es la rapidez y reducir el margen de error en las transacciones, por eso se espera que al momento de la venta el sistema pueda conectarse a sunat o reniec, para traer los datos completos y correctos del nuevo cliente, con solo su RUC, en lugar de pedirles que lo dicte o lo escriba, haciéndole perder tiempo y reduciendo el margen de error que pueda incurrir la persona que realiza la venta, si lo escribe mal.

¿SISTEMA TIENE CONTINGENCIA POR ERROR O SABOTAJE?

Todo sistema con estándares de seguridad de la información debe manejar perfil de acceso a 3 niveles: acceso a proceso, opción de pantalla y operación específica, adicionalmente al margen que tenga privilegios de operación, el sistema NO debe de realizar eliminación de información, sino ponerlo es “estado eliminado”, con probabilidad de recuperarse, en caso de error o que alguien sabotee, queriendo borrar o cambiar la información, el sistema debe grabar la fecha, hora , PC y usuario que realizo la operación.

¿SISTEMA ES AMIGABLE Y DE FACIL USO?

Es una característica obligatoria de los sistemas, para que sea más fácil la adecuación de los usuarios, capacitación rápida e intercambio de responsabilices dentro del sistema sin inconvenientes.

¿Porque pymetech es la mejor alternativa?

Cumplimos con cada uno de los requerimientos de calidad, atención, seguridad y garantía expuestos en esta publicación:

Empresa formal
RUC: 20600881486
PYME TECNOLOGIA SAC
Jr. Brigadier mateo pumacahua 2319 – Of 301 Lince.
Central telefónica: (511) 4410694

Experiencia
Comprobada experiencia desde el 2011, en proyectos informáticos con presencia en la mayoría de departamentos del país.

Trayectoria
Expositores de ferias internacionales de tecnologías expo tic
Expositores de municipalidad de lima, para eventos tecnológicos para pymes.

Partner Microsoft certificados.
Asociados a la cámara de comercio de lima
Patente de marca registrada en INDECOPI.

Pymetech Software ®

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